Nesta série, o correspondente pessoal Tay Hong Yi fornece respostas práticas a perguntas honestas sobre como enfrentar os desafios do local de trabalho e progredir em sua carreira. Inscreva-se para receber mais dicas.

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sem chance: Os empregadores que operam além-fronteiras ou têm clientes internacionais podem necessitar de reunir equipas compostas por pessoas de todo o mundo que vivem em fusos horários diferentes.

Isto pode resultar em tempos mais longos ou menos previsíveis, especialmente se a colaboração depender fortemente de reuniões em tempo real ou de decisões urgentes que exijam contribuições de vários locais, afirma Linda Teo, country manager do ManpowerGroup Singapore.

“Os membros da equipe localizados em fusos horários fora da maioria dos horários de trabalho podem frequentemente ajustar seus horários, como começar mais cedo ou ficar online até mais tarde.

“Com o tempo, isso pode levar ao esgotamento, e não poder participar de reuniões regularmente pode levar à redução da visibilidade ou à participação desigual na tomada de decisões”, diz Teo.

Mas estes resultados podem muitas vezes ser evitados através de um planeamento cuidadoso por parte dos funcionários e dos líderes que os apoiam, acrescenta ela.

“Por exemplo, alternar os horários das reuniões entre os fusos horários pode ajudar a distribuir os compromissos fora do horário comercial de forma mais justa, garantindo que nenhum grupo seja consistentemente sobrecarregado por uma programação inconveniente.

“Isso significa respeitar o tempo de todos e estimular uma cultura de equipe mais inclusiva”, afirma Teo.

Da mesma forma, Annie Kok, gerente de projetos da DecodeHR, uma empresa de consultoria estratégica de recursos humanos, recomenda que os funcionários comuniquem sua disponibilidade com antecedência e clareza para minimizar conflitos de agendamento.

“Se determinados fusos horários ficarem consistentemente fora do horário normal, informe-os e sugira horários alternados de reuniões para compartilhar o trabalho.”

Além disso, os funcionários devem escolher reuniões síncronas nas quais todos participem, independentemente das diferenças de fuso horário.

“Salve chamadas ao vivo para discussões que exijam entrada imediata em tempo real, feedback ou construção de relacionamento”, diz a Sra. Kok.

As reuniões entre fusos horários devem ser a exceção, não a norma, acrescenta ela.

Isso ocorre porque as atualizações de status ou o compartilhamento de informações podem ser facilmente tratados sem uma reunião ao vivo por meios como compartilhamento de documentos escritos, briefings gravados ou software de bate-papo.

Os trabalhadores também devem avaliar se o trabalho extensivo entre fusos horários é realmente necessário com base no seu setor e na natureza do trabalho.

“Setores como tecnologia, finanças e serviços profissionais beneficiam frequentemente do trabalho em equipa global, enquanto setores como saúde, educação e retalho tendem a ter um foco mais local”, afirma Kok.

Ambos os especialistas também sugerem aproveitar acordos de trabalho flexíveis para ajudar a mitigar os custos do tempo pessoal, mesmo que os indivíduos tenham de vir trabalhar em horários estranhos.

Horários de início escalonados e turnos divididos, que dividem as horas de trabalho em partes menores do dia, são duas abordagens principais que podem apoiar uma melhor gestão do tempo.

No entanto, os especialistas acrescentam que cabe aos empregadores a responsabilidade de estarem abertos à adoção de tais medidas quando solicitado.

As equipes também devem chegar a um acordo sobre os principais intervalos de tempo para colaboração que funcionem razoavelmente bem para todos os membros, para que a confusão não se concentre em poucas pessoas.

Ao mesmo tempo, diz Kok, as empresas e as equipes precisam definir expectativas claras de disponibilidade e tempos de resposta, que variam dependendo do tempo de cada funcionário.

Ela também diz que os funcionários que se sentem pressionados a trabalhar em horários estranhos em comparação com os membros da equipe em outros lugares devem expor suas preocupações aos seus gerentes ou líderes de equipe.

“Se o problema persistir, entre em contato com o RH ou com um gerente de nível superior para ajudar a encontrar uma solução justa.”

Teo sugere que os trabalhadores que se encontram nesta situação tomem nota de casos específicos, tais como repetidos telefonemas nocturnos ou prazos que exigem consistentemente que trabalhem fora do expediente, e expliquem como estas situações afetam a sua capacidade de gerir o trabalho e as responsabilidades pessoais.

“Organizar conversas em torno da produtividade e da justiça da equipe, em vez do desconforto pessoal, pode levar a resultados mais construtivos.”

As equipes de RH podem assumir um papel ativo promovendo o diálogo aberto, estabelecendo canais de feedback claros e analisando se as práticas atuais da equipe estão alinhadas com os valores e objetivos de longo prazo da empresa, afirma Teo.

“Gerentes e líderes de equipe também precisam examinar a si mesmos. Gerenciar equipes em diferentes fusos horários não é fácil”, diz Kok.

Ela acrescentou que, sem contato presencial ou visibilidade das atividades de todos, é fácil para os gestores se deixarem envolver pela microgestão.

“É importante concentrar-se nos resultados e não nas atividades. Medir o sucesso pelos resultados, em vez de horas ou check-ins constantes, permite que as pessoas se sintam confiantes de que podem trabalhar de forma mais independente e alcançar resultados.”

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