A implementação bem-sucedida de software para pequenas empresas requer visão de futuro e flexibilidade

As implementações de software para pequenas empresas são inerentemente malsucedidas. Claro, uma empresa pode ostentar um novo pacote de software chamativo, mas muitas vezes ela precisa abandonar o mesmo software quando as coisas ficam difíceis.

Antes de assinar um contrato de fornecedor, é importante que as pequenas empresas considerem como realmente é uma implementação de software bem-sucedida. Isso pode ser difícil em um setor que tende a promover as últimas tendências em tecnologia e a vender aos clientes software poderoso que eles nem sonhariam em usar. Além disso, os ambientes em torno da IA ​​generativa estão a tornar-se cada vez mais lotados e difíceis de navegar.

As pequenas empresas precisam olhar além dos recursos do software para determinar o que as torna bem-sucedidas e, em vez disso, concentrar-se nos processos que o software melhora. Isso também precisa ser feito de forma dinâmica. Se uma empresa parar de avançar, ela estará submersa. O mesmo vale para distribuição de software.

Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente ao comprar software:

“Que problema estamos tentando resolver?”

Em última análise, o sucesso de uma implementação de software não é algo que possa ser determinado imediatamente. Leva tempo para os usuários chutarem os pneus e testarem seus limites, adaptabilidade e propósito geral. Mesmo o software que funciona mais perfeitamente não tem utilidade se tentar resolver um problema que a empresa não tem ou se os problemas que a empresa enfrenta forem básicos demais para serem resolvidos pelo software.

Antes de considerar o software como uma solução, toda pequena empresa deve passar por um exercício de pensamento crítico focado no processo. Abordei isso extensivamente em um artigo anterior, mas, em resumo, os proprietários de pequenas empresas deveriam aspirar a estar nos negócios, e não nos negócios. Essencialmente, isso significa que proprietários e gerentes podem se afastar das tarefas operacionais do dia a dia e se concentrar em conceitos gerais, como crescimento sustentável, estratégia CX e tendências do setor. É impossível ter uma visão panorâmica do negócio ao passar pelas trincheiras.

O pensamento orientado a processos envolve formalizar como uma empresa faz negócios, concentrando-se em cada etapa, uma de cada vez. Os proprietários de pequenas empresas podem formular as metas de cada etapa, quem é o responsável pelas etapas de trabalho, quando ocorrem transferências importantes e quais recursos são necessários para concluir as etapas com eficiência. Isso deixará claro o que a empresa está fazendo bem e onde pode melhorar. Esta é uma informação importante para orientar suas decisões de compra de software.

A chave para esta tarefa é compreender quais processos provavelmente permanecerão à medida que o negócio cresce e quais processos podem exigir adaptação. Isso ajuda você a escolher o software certo que pode atender às suas necessidades atuais, ao mesmo tempo que fornece flexibilidade suficiente para enfrentar desafios futuros, muitas vezes imprevisíveis, à medida que novas informações surgem, sua empresa ajusta a forma como opera ou, o mais importante, seus funcionários fornecem feedback. É importante que o software adaptativo inclua componentes analíticos para apoiar esses esforços, dando aos usuários visibilidade sobre como as coisas estão indo.

No entanto, as pequenas empresas devem lembrar-se de que mesmo o software mais adaptável não deve mudar apenas por mudar. Cada ajuste requer recursos que faltam às pequenas empresas, tornando qualquer esforço desperdiçado pelo menos duas vezes mais prejudicial. A espinha dorsal analítica que alimenta o software permite que pequenas e médias empresas tomem decisões informadas sobre como melhorar as operações com o objetivo de maximizar a eficiência.

O texto acima contém as seguintes advertências: As pequenas empresas não devem se sentir pressionadas a mudar o que está funcionando atualmente! A IA mais chamativa e brilhante não pode competir com os fluxos de trabalho estabelecidos em uma organização.

Os funcionários de pequenas e médias empresas são mais propensos a usar software baseado em IA se a tecnologia de IA for incorporada de forma inteligente para aprimorar aspectos do software que não exigem uma curva de aprendizado acentuada. Isto é especialmente importante nas pequenas empresas porque muitas vezes elas desenvolveram formas únicas de trabalhar ou ainda não desenvolveram nenhum fluxo de trabalho. Estas empresas precisam de uma IA que colabore, em vez de criar tensão ou exigir que as pequenas empresas tomem decisões que não estão preparadas para tomar.

“Como vamos fazer com que as pessoas o usem?”

Antes que uma pequena empresa possa repetir as alterações de software, ela deve ter um certo número de funcionários realmente usando o software. Caso contrário, por mais sólida que seja a sua implementação, ela irá falhar completamente, desperdiçando suas finanças e, acima de tudo, seu tempo.

O processo de construção da adesão organizacional começa com uma conversa. Os funcionários devem aprender os objetivos da revisão do software e ter a oportunidade de fornecer sugestões. Quanto mais cedo uma empresa envolver seus funcionários e quanto mais eles demonstrarem que estão ouvindo, mais os funcionários darão ao novo software o benefício da dúvida. Principalmente sabendo que haverá mudanças ao longo do caminho.

Para obter melhores resultados, as pequenas empresas devem começar com pequenas implantações. Eles podem escolher um ou dois softwares para implementar e pedir a seus funcionários que participem de um período de teste. Ficará muito claro em um curto período de tempo se este software se tornará uma ferramenta essencial ou cairá no esquecimento. Se você conseguir engajar seus funcionários, sua empresa estará no caminho certo. Envolver seus funcionários desde o início dá a eles uma palavra a dizer sobre quais ferramentas acabarão usando, aumentando a probabilidade de que estejam dispostos a experimentá-las.

O software adotável para pequenas empresas também permite que usuários individuais personalizem a maneira como trabalham. Inclui um painel que exibe informações importantes e destaca tarefas de missão crítica à medida que surgem. Simplifique a comunicação fornecendo integração entre aplicativos para garantir que as mensagens nunca sejam perdidas e você possa facilmente transformar mensagens em itens de ação.

Finalmente, as pequenas empresas precisam considerar como seus funcionários estão trabalhando atualmente. Embora algumas empresas exijam o regresso ao escritório cinco dias por semana, muitas continuam a operar num modelo híbrido ou permitem que os funcionários trabalhem totalmente remotamente. Isso significa que um software de sucesso deve oferecer a mesma funcionalidade no celular e no desktop. Isso permite que os funcionários se conectem remotamente de onde quer que estejam e ainda realizem seu trabalho com eficiência.

“Como posso saber se meu software funciona?”

O software para pequenas empresas deve facilitar a vida de todos, e não mais fácil.

Parece óbvio, mas é fácil se deixar levar pelas implementações de software que prometem a lua, as estrelas e tudo mais, e esquecer que um bom software deve entregar valor inicial rápido e entregar mais valor ao longo do tempo. Claro, pode exigir um pouco de configuração no início, mas um software cheio de recursos não importa se sua empresa não consegue tocar ou apitar nenhum sinal.

Para pequenas empresas, é útil começar definindo o problema que você deseja que o novo software resolva. O que são KPIs? Ao considerar o processo, com base nas questões identificadas, quais são os indicadores específicos de que foram melhoradas ou resolvidas? Por exemplo, quanto tempo você gastou na entrada de dados antes da introdução da solução e agora? Pode ser útil incluir dados concretos nos seus relatórios para compreender isto, mas relatórios anedóticos de funcionários também podem ser úteis para avaliar o impacto da sua solução.

A clareza sobre as métricas de sucesso é essencial para entender o que o software está fazendo bem, especialmente se o trabalho for feito nos bastidores. Considere a IA, por exemplo. Essa tecnologia lida com tarefas e cálculos básicos que podem exigir muito tempo e foco inicial e facilita a colocação dos resultados onde eles podem ser mais úteis. Quando a IA é integrada de forma tão perfeita nas operações, os usuários podem nem perceber que a IA está envolvida. Mas aqueles que definem o sucesso prestarão mais atenção.

A IA não apenas alivia os funcionários de tarefas demoradas, mas as consequências são reais. A IA pode ajudar os funcionários a assumir responsabilidades mais importantes que poderiam ter adiado anteriormente devido ao grande volume de trabalho que tinham de realizar. Isso permite que os funcionários melhorem suas habilidades e se tornem colaboradores mais impactantes, ao mesmo tempo que reduz as dores de cabeça associadas ao tipo de tédio tedioso com o qual a IA lida melhor.

conclusão

Em última análise, o sucesso de uma implementação de software se resume ao sucesso da parceria entre a pequena empresa e o fornecedor de tecnologia. Uma solução única não é viável para a maioria das pequenas e médias empresas, que resistem à categorização devido à necessidade de permanecerem flexíveis. Termos contratuais rígidos também não conduzem ao sucesso do software para pequenas empresas. Uma nova empresa não pode antecipar todos os casos de uso que possam surgir. E se forem necessárias mudanças que estejam além do escopo da sua pequena empresa, o fornecedor certo ouvirá esse feedback e fornecerá soluções ou adicionará esses recursos ao roteiro.

As pequenas empresas que priorizam encontrar o parceiro de software certo podem se beneficiar de uma tecnologia mais adequada às suas necessidades e que cresce com seus negócios, e vice-versa. Mesmo no espaço digital, o sucesso requer o toque humano.

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